Har du för krånglig ansökningsprocess?

Er ansökningsprocess tar för lång tid

Många ansökningsprocesser är krångliga med en massa formulär att fylla i och alldeles för många steg att klicka sig vidare på. Allt detta, trots att kandidaten redan har lagt mycket tid på sitt CV och kanske dessutom är med i flera andra olika rekryteringsprocesser samtidigt. Fundera på hur du kan underlätta för kandidaten. Vad är det minsta du behöver av din kandidat? Om du begär mycket måste du se till att det är lätt för kandidaten att ge det till dig. En variant är att skapa viktiga urvalsfrågor att besvara och komplettera med CV, istället för att fylla i formulär.

Tvingande med flera dokument

Inte nog med att kandidaten måste fylla i en massa formulär och ladda upp sitt CV. Många företag kräver att man ska ladda upp andra dokument, gärna som PDF. Dokument som man måste ha tillgängliga hela tiden, vilket innebär att kandidaten blir beroende av sin dator för att skicka in en ansökan. Hjälp kandidaten genom att göra det enkelt! Vi förespråkar dokumentfria ansökningar, iallafall i det första steget. Om personen går vidare kanske du kan be om de dokument som behöver.

Personligt brev värderas för högt

Visste du att det som ger den högsta validiteten i en rekrytering är arbetsprover och tester? Ändå är det många som fortfarande använder personligt brev som en av de viktigaste delarna i urvalet. Ett personligt brev säger egentligen inte så mycket om en person. Oftast förstärker det bara våra fördomar. Du dömer till exempel hur någon skriver utifrån dina egna värderingar, vilket blir ett hinder för personer som har svårt att formulera sig. Ett stavfel eller en konstig formulering behöver ju egentligen inte betyda någonting. För helt ärligt så är det i stort sett omöjligt att spegla sin egen personlighet i ett brev, som heller inte får vara för långt! Vårt råd: Skippa personliga brevet i ansökningsprocessen. Om du vill testa personligheten är det bättre att använda urvalsfrågor eller personlighetstester. Välj istället att ha en fritextruta in ansökningsformuläret där du ber kandidaten skriva in en kort motivering.

Även CV:t är på väg att försvinna bort från ansökningarna. Bara för att kandidaten har gjort en sak i fem år i en bransch är det inte säkert att hen kommer att passa för jobbet du rekryterar till. Vi använder metoden kompetensbaserad rekrytering som fokuserar på kompetens och potential, snarare än erfarenhet.

Ditt rekryteringssystem funkar inte optimalt

Ditt rekryteringssystem är inte mobilanpassat, går inte att söka i och ibland försvinner allt kandidaten fyllt i. Det skapar inte bara frustration hos de som söker. Kandidatupplevelsen blir negativ och ni som företag känns omoderna. Det kan till och med gå så långt att kandidaten inte ens söker jobbet, det blir helt enkelt för krångligt.

Om du vet att ditt system krånglar och inte är uppdaterat behöver du investera i ett nytt. Är du exempelvis ett företag i IT-branschen med extrem kompetensbrist har du inget val. Du måste ha ett enkelt och modernt system. Eller om ni har jobbat mycket med marknadsföring inför en rekrytering och ansökningsprocessen inte fungerar. Då blir trovärdigheten inte särskilt hög. Har du ett riktigt bra system kan det å andra sidan öka intresset för företaget och bli en central del i en positiv kandidatupplevelse.

Ingen bekräftelse efter ansökningsprocessen

När kandidaten har följt en massa steg och fyllt i alla formulär i ansökningsprocessen förväntar sig den arbetssökande en bekräftelse på att den har kommit fram. Inte så konstigt egentligen. Du känner säkert samma sak när du köper en vara online, du vill ha en bekräftelse med ett ordernummer. Det är precis samma sak när man skickat in en ansökan. I bekräftelsen kan du berätta för kandidaten vad hen kan förvänta sig som kandidat i nästa steg. Det kan stå något i stil med:

Vi har tagit emot din ansökan! Tack för att du är intresserad av oss. I nästa steg kommer vi gå igenom ansökningen och därefter får du en återkoppling från oss. Det kan ta mellan en-två veckor.

Personlig kommunikation är alltid att föredra, så om du har en speciell tonalitet som ramar in och förstärker ditt varumärke – prata utifrån den. Tänk på att bekräftelsen ska sätta rätt förväntningar. Om det exempelvis är sommar och du vet att det kommer ta längre tid för återkoppling än vanligt är det viktigt kommunicera det direkt i bekräftelsen.

Bara ett sätt att ansöka

Det passar inte alla att gå igenom ett och samma formulär. Tålamodet online är lågt idag och du måste sänka trösklarna för att få in ansökningar. Många vill till exempel kunna ansöka med ett klick via LinkedIn, skriva en motivering i fritext eller svara på urvalsfrågor.

Ansökningsprocess – några sammanfattande tips:

• Testa hur lång tid din ansökningsprocess tar.
• Bli dokumentfri.
• Skippa personligt brev i ansökningsprocessen.
• Investera i ett nytt system om det du har krånglar.
• Bekräfta ansökan och förmedla när återkoppling kommer att ske.
• Sänk tröskeln för ansökningsprocessen och erbjud flera olika sätt att söka tjänsten, till exempel via LinkedIn eller fritext.