Jobba hemifrån på rätt sätt – så skapar du en policy för distansarbete

Folkhälsomyndigheten uppmanar till fortsatt distansarbete fram till sommaren för de verksamheter där det är möjligt. Som arbetsgivare har vi skyldighet att skapa rätt förutsättningar för våra medarbetare att kunna utföra sitt jobb på bästa sätt, med omsorg för både omvärlden och vårt mentala och fysiska välmående.

Wise Group är en stor HR-koncern med sju specialistbolag som, med anledning av myndigheternas skärpta rekommendationer, tog fram en policy för distansarbete redan hösten 2020 för att definiera hur verksamheterna bör tänka, både på kortare och längre sikt. Nathalie Berthelius, Chief People & Culture Officer på Wise Group, delar här med sig av några lärdomar från arbetet med Wise Groups egen policy.

1. Se till att er "jobba hemifrån"-policy värnar om hela organisationen

För att skapa en gällande och tydlig policy är det viktigt att den inkluderar hela verksamheten. Är ni ett stort företag, eller en hel koncern som präglas av samma riktlinjer och regler i övrigt, behöver ni en plan som omfattar samtliga medarbetare över alla avdelningar, eller eventuella dotterbolag. För Wise Group var detta särskilt avgörande.

– Tydlighet i kris är viktigt – och med en familj om sju specialistbolag som sitter tillsammans så var det ännu viktigare för oss att ha en genomtänkt plan som omfattade samtliga medarbetare. Vi satte oss in i myndigheternas rekommendationer och det arbetsrättsligt legala, och mappade det mot våra verksamheters behov för att hitta en lösning som både tar hänsyn till medarbetaren, verksamheten och samhället, berättar Nathalie Berthelius.

Eftersom distansarbete i många fall tidigare inte hörde till det vanliga i ett företag ställer det krav på er som arbetsgivare att se till så hela verksamheten har goda förutsättningar för att klara av det. Olika medarbetare behöver olika saker för att må bra och kunna utföra sitt jobb på bästa sätt. För att ta hänsyn till detta kan ni i policyn definiera vad som gäller kring att jobba hemifrån och att jobba från kontoret i pandemitider. Exempel illustreras med ett utdrag ur Wise Groups egen policy:

"Vi tror att visst arbete hemifrån är uppskattat av många medarbetare som kan utföra vissa uppgifter mer effektivt samtidigt som work-life-balance stärks, men att många medarbetare (och/eller team) mår och presterar bättre av att få arbeta övervägande från kontoret. Vi vill försöka tillgodose båda alternativen och fortsatt vara en attraktiv arbetsgivare med ”modigt och mänskligt” som drivkraft."

2. Svara på frågorna "hur" och "varför"

För att er policy för distansarbete verkligen ska fylla sitt syfte är det viktigt att den berör och svarar på rätt frågor. Förtydliga varför ni väljer att ta fram en policy för att jobba hemifrån just nu, vad den kommer att hjälpa till med, och hur ni kommer att använda den praktiskt i verksamheten. Se även till att ni är specifika kring detaljerna i policyn; förklara varför ni gör de val ni gör, och vad man kan förvänta sig av de olika riktlinjerna eller rekommendationerna.

– Som medarbetare vill man veta anledningen till varför bolaget rekommenderar det ena eller det andra. Planen måste vara genomtänkt för att landa rätt – både kulturellt och kommersiellt, menar Nathalie Berthelius.

Samtidigt är det viktigt att innehållet är representativt för de förutsättningar som ni har i bolaget, och vilka val ni kan göra kring att distans- och kontorsarbete. Ingen policy är den andra lik – men det finns vissa grundläggande byggstenar som ni bör använda för att hitta rätt struktur. Här följer ett antal rubriker som kan vara relevanta att ha med i en policy, både för att jobba hemifrån och från kontoret.

Exempel på innehåll i en "jobba hemifrån-policy":

1. Inledning – Vad innebär er policy för distansarbete?
2. Syfte och mål – Varför har ni tagit fram policyn och hur ska den användas?
3. Bakgrund – Vilka kringliggande faktorer ligger till grund för er policy?evp
4. Riktlinjer och rekommendationer kring distansarbete – Hur säkerställer ni en trygg och säker hemarbetsmiljö?
5. Riktlinjer och rekommendationer kring kontorsarbete – Hur säkerställer ni en trygg och säker kontorsmiljö?
6. Utvärdering och uppföljning – Hur följer ni upp behoven av distansarbete utifrån interna och externa förutsättningar?

3. Säkerställ policyns livslängd

Det gick snabbt för verksamheter att anpassa sig efter de nya förutsättningarna under pandemin, och distansarbete har varit vardag för många sedan över ett år tillbaka. Konsekvenserna av det snabba agerandet har i många fall inneburit att det har uppstått egna lösningar kring distansarbetet, som blivit mer eller mindre permanenta under månadernas gång. Därför finns risken att policyn också blir en quick fix för att åtgärda det som uppstått. När du väljer att ta fram en policy för distansarbete är det därför viktigt att se till att den är genomtänkt och har en bestående livslängd, och inte blir just ytterligare en tillfällig lösning. Nathalie Berthelius berättar om hur Wise Group resonerade:

Det som utmärkte vår policy var att vi, redan i augusti 2020 när vi formade den, tydliggjorde att vår avsikt var att låta policyn gälla även efter pandemin. Vi ville inte eftersträva något ”old normal”, utan insåg snabbt att pandemin gasade på utvecklingen av nya arbetssätt rejält.

Låt policyn vara ett avstamp för framtiden, och se till att den är formulerad på ett sätt som gör den hållbar och användbar även när coronapandemin är över. Acceptera och utnyttja att omvärldens omfattande förändringar faktiskt har möjlighet att stärka er verksamhet, såväl som ert employer brand – och se till att er policy speglar detta.

4. Fokusera på det viktigaste – och förtydliga i andra kanaler

För att garantera att er policy blir ett användbart dokument är det viktigt att den inte är för lång. Håll er kortfattade, låt policyn fokusera på det allra viktigaste, och måla med stora penseldrag där det är möjligt. Det ska vara enkelt för alla medarbetare att kunna ta till sig informationen.

Samtidigt är det viktigt att berätta hur och var ni förtydligar innehållet i policyn, och på vilket sätt ni omsätter rekommendationer och riktlinjer i praktiken. Genom verksamhetens andra interaktiva kommunikationskanaler, exempelvis Teams eller Slack, kan ni löpande utveckla de huvudbudskap policyn bär, och göra medarbetarna till en aktiv del av förverkligandet.

5. Följ upp kontinuerligt och uppmärksamma frågor

Ingen policy är användbar om den inte följs upp och används av hela verksamheten. Se till att definiera vilka övriga åtgärder ni planerar att ta i verksamheten för att det ni beskriver ska förverkligas och efterföljas som tänkt. Nathalie Berthelius delar med sig av ett exempel, hämtat ur Wise Groups egen policy, som handlar om hur kontoren hålls öppna under pandemin:

– Vi har gjort ett medvetet val att hålla kontoren öppna – men inte som en mötesplats, utan istället som en fokusarbetsplats för de som behöver utifrån ett psykiskt- eller fysiskt arbetsmiljöhänseende.  I tillägg har vi för oss verksamhetskritiska digitala sändningar som vi väljer att sända från kontoren – men självklart med noga förhållningsregler för att bromsa smittspridningen.

Se också till att regelbundet uppdatera er policy utifrån såväl myndigheternas råd och rekommendationer, förändringar i omvärlden samt behov från medarbetare. Stäm av med skyddsombud och fånga upp frågor och synpunkter i medarbetarundersökningar och samtal. Genom att både ifrågasätta och bekräfta det ni definierat i policyn håller ni den levande och användbar – inte bara under pandemin, utan även långt in i framtiden.

"Jobba hemifrån-policy" – en sammanfattning

1. Låt policyn omfatta hela verksamheten, och ta hänsyn till olika medarbetares behov när ni formulerar policyn.
2. Svara på frågorna “hur” och “varför”, och se till att innehållet i policyn speglar era unika möjligheter och förutsättningar.
3. Se till att policyn har en lång livslängd även efter pandemin, och inte blir en tillfällig lösning.
4. Fokusera på det viktigaste i policyn – och förtydliga och förverkliga åtgärder i andra kanaler.
5. Följ upp policyn kontinuerligt och ta hänsyn till myndigheters råd och rekommendationer, parallellt med frågor och synpunkter från medarbetare.