Så gör du lönesystembytet till ett drömprojekt!
Att byta lönesystem kan vara en utmanande uppgift för organisationer, men med rätt förberedelse och strategi kan det bli en smidig övergång.
Jan Hagström, en erfaren konsult inom lönesystemintegration, delar sina insikter tillsammans med Thérèse de Maré, managementkonsult på Knowit Insight. De intervjuas av Katarina Sand.
Här är de viktigaste punkterna för att göra ditt lönesystembyte till ett smidigt projekt:
- Realistisk tidsplan: En vanlig fallgrop är att underskatta tiden som krävs för att byta lönesystem. Skapa en tidsplan som är realistisk, och förankra den hos ledningen. Har ledningen satt en orealistisk tidsplan så behöver man ta ett samtal om detta innan man sätter igång.
Ofta lockar man med att “du får alla resurser du vill och hur mycket pengar som helst om du bara får detta gjort på sex veckor” säger Janne, men det går inte. Man måste ha väldigt stor integritet som lönechef, stå på dig och säg nej, hjälp dem istället att räkna på en realistisk plan.
Stora projekt med över 500 löner kan ta 6 månader till 1,5 år att genomföra.
- Anpassning och testning: Se till att det nya systemet är anpassningsbart och genomför omfattande tester under tiden. Testkörningar är avgörande för att identifiera och åtgärda eventuella problem innan de påverkar det dagliga arbetet. Poängen är att testa de nya processerna och att de nya systemen hänger i. Får man göra två riktiga testkonverteringar så märker man alla småfel som gör stora problem. Det kan t.ex. vara att långtidsfrånvaro inte går att registrera osv.
- Rätt Roller och kompetenser: Sätt samman ett team med kompetent ledning, kollektivavtalsexpertis, HR-ledare, ekonomi och IT-representanter. Ta även med skickliga systemförvaltare och lönespecialister för att hantera detaljerna. Har man möjlighet så är det lyx att få till en testledare och en projektledare. Du kan göra någon inhouse till testledare, men avlasta dem då från annat jobb. Det är faktiskt en rätt rolig roll att ha, menar Janne.
- Utbildning och alternativa processer: Ge utbildning till medarbetarna och förbered alternativa (ibland manuella) processer under övergången. Det kan vara ett bra instegsjobb för många. Det kan innebära att man måste tillsätta ny personal som gör det dagliga för att annan personal ska kunna genomföra bytet. Juniora medarbetare kan involveras för att avlasta och lära sig.
- Tydlig Kommunikation: Ha en öppen dialog med fackförbund och alla berörda parter om tidsplaner och övergångsprocessen. Flexibilitet är viktigt för att hantera eventuella förseningar. Ha en “gummimånad” säger Janne. En extra månad efter deadline att hantera oförutsedda kriser.
- Ekonomi och Integrationer: Se till att ekonomiavdelningen är involverad i processen, speciellt när det gäller hantering av semester- och pension. Semesterskulden är ofta enormt mycket pengar som är en ingående balans. Men i praktiken så är det en beräkning som sker på miljontals transar och många kodrader som ska funka. Slarvar man med det, vilket många gör, så tappar man lätt kontrollen.
Janne har varit på ett flertal ställen där man som börsbolag har fått svårt att lämna in boksluten. Så stora problem kan det bli.
- Undvik fällan att allt ska gå så snabbt som möjligt: Hoppa inte över steg eller försök att påskynda processen. “Quick fixes” kan leda till stora missar. Tänk på att olika system kan beräkna på olika sätt, detta kan ge diffar som gör stor skillnad.
- Fokus på Testning: Lägg stor vikt vid testkörningar. Lägg in tid att testa allt både en och två gånger. Det är här man upptäcker alla barnsjukdomar. Även gamla system som tidigare fungerat utmärkt kan här fallera då allt ska integreras. I stora projekt kan det handla om 20-40 integrationer som ska göras - det är otroligt mycket data.
- Realistiska Förväntningar: Förankra förväntningar hos alla berörda parter. Bytet av lönesystem är inte bara en teknisk förändring utan även en förändring av arbetsmetoder och kultur. Ibland får inte viktiga medarbetare vara med och ta beslutet om ett byte, utan blir bara tilldelade nya uppgifter, detta kan utgöra grunden för bångstyriga medarbetare. Ibland är det därför bäst att börja med en “fika” och ett samtal.
Våra experter får nämna några avslutande saker…
"En av de viktigaste sakerna jag vill säga är att hamna inte i lyxfällan att man tror att ett nytt system ska lösa alla problem." Säger Janne.
Man kan säga att allt ser lätt ut på “powerpointnivå” men djävulen sitter i detaljerna. Därför behövs rätt människor med rätt kunskap och tid i kalendern för att se till att allt går smidigt.
Slutligen vill jag säga att "man måste bygga ett team som har en bra kamparglöd, fixarmentalitet och att folk kan skratta och kavla upp ärmarna när något går fel för det kommer det att göra." Säger Janne.
"Estimera alltid mer tid än leverantören säger och testa, testa, testa. Ha respekt för att det här är nya arbetssätt." lägger Thérèse till.
