Lönekartläggning - syfte, krav och nytta för dig som arbetsgivare

Bakgrund och syfte

Den formella bakgrunden till att genomföra en årlig lönekartläggning är ett krav enligt Diskrimineringslagen. Bakom det kravet ligger utmaningar med löneskillnader mellan kön ur ett rättvise- och samhällsperspektiv. Den 1 januari 2017 skärptes kraven till bland annat att kartläggningen ska ske årligen och att arbetsgivare med tio anställda eller fler behöver dokumentera arbetet. Syftet med att göra en lönekartläggning är att upptäcka, förhindra och åtgärda osakliga löneskillnader mellan kvinnor och män. Detta utifrån att arbetsgivare har en skyldighet att arbeta för att motverka diskriminering och främja lika rättigheter och möjligheter på arbetsplatsen.

Vilka löneskillnader finns och vad är orsakerna?

I Sverige finns fortfarande oförklarade löneskillnader mellan kvinnor och män. Med oförklarade, eller osakliga, menar man löneskillnader som inte beror på skillnader i anställning, utbildningsnivå och arbetslivserfarenhet. Den oförklarade löneskillnaden har minskat mellan 2015 och 2021, från 6,8 procent  till 4,5 procent, men i Medlingsinstitutets senaste rapport kunde vi se ett att den istället ökat för första gången på 15 år. Bakgrunden till trendbrottet och om det finns kopplingar till pandemin är inte helt klarlagd och går att se främst i privat sektor. Ytterligare ett trendbrott under 2021 var att männens uttag av föräldraledighet minskade. Under 2021 tog kvinnorna ut 69 procent av dagarna med föräldrapenning och vab, medan männen tog ut 31 procent av dagarna.

Bland orsakerna till löneskillnader mellan män och kvinnor generellt finns exempelvis:

• Deltidsarbete (i lönekartläggningen räknas lönen om till heltid, men sett till årsinkomst och livsinkomst blir kvinnornas löner lägre). Cirka 30 procent av kvinnorna arbetar deltid, men bara åtta procent av männen
• Avbrott från karriären och yrkesval kopplade till barnomsorgsskäl
• Fler kvinnor i lågavlönade sektorer
• Färre och sämre betalda kvinnliga chefer

Löneskillnaderna mellan könen växer med åldern hela vägen fram till pensionen och står i relation till ökade familjeåtaganden, karriärutveckling och möjlighet till sparande. Ur ett samhällsperspektiv är frågan viktig ur många aspekter, till exempel rättvisa, folkhälsa och ekonomi. Bedömningar visar att en minskning av lönegapet med en procentenhet skulle öka bruttonationalprodukten med 0,1 procent, mot bakgrunden att kvinnor skulle få mer pengar att spendera i och med en högre nettoinkomst.

Planera och genomföra lönekartläggning

När vi nu tittat närmare på syftet med att göra en lönekartläggning ska vi titta på hur den ska genomföras. Till att börja med kan den göras närsomhelst under året. De allra flesta organisationer har dock en fast period varje år när arbetet återkommer. Kartläggningen behöver inte lämnas in utan ska finnas tillgänglig för eventuella stickprov. När ni planerar för arbetet är det viktigt att ni även planerar in tid för övriga involverade och för intern kommunikation.

Hur ska lönekartläggningen gå till?

På do.se finns information om hur lönekartläggningen ska gå till samt en e-utbildning. Den tar upp hur ni arbetsgivare ska:

• samverka med arbetstagare
• kartlägga och analysera lönebestämmelser och andra villkor
• dela in arbetstagarna i grupper
• genomföra analyser av löneskillnader
• dokumentera arbetet

Undvik dessa fallgropar

Vi kontaktade Eva Wagner på Simployer som har lång praktisk erfarenhet av just lönekartläggning. Eva berättar att hon ofta märker att lönekartläggningen blir ineffektiv och att många organisationer upplever arbetet som en stor utmaning. Hon vill uppmärksamma oss på fyra fallgropar som kan försvåra arbetet:

• Organisationen har en bristande överblick av lönespridningen. Det kan exempelvis bero på att chefer har satt löner och förmåner osystematiskt, vilket i sin tur kan var en konsekvens av en otydlig lönepolicy.
• Man saknar en plan. Utan en plan är det svårt att veta vad man ska lägga fokus på, vilka steg man ska ta och i vilken ordning. 
• Avsaknad av systemstöd. Utan hjälp från ett system kan det sluta med att man sitter i ett tiotal olika Excelfiler för att försöka göra beräkningarna.
• Man jämför enbart löner mellan män och kvinnor i samma roll.  Man missar att man även måste titta inom grupper av lika arbeten och likvärdiga arbeten. Då har man inte gjort en komplett lönekartläggning och behöver komplettera. 

För att undvika dessa vanliga fallgropar skickar Eva med ett tips: Ta ett ordentligt helhetsgrepp över lönekartläggningen från början så kan du nästkommande år återanvända mycket av materialet och endast fokusera på analys av innevarande års löner. Det sparar massor tid och resurser!

Vinster med lönekartläggningen

Det är inte alla gånger givet att arbetet med att uppfylla lagkrav som arbetsgivare kommer med värdefulla fördelar för organisationen. Vilken nytta kan lönekartläggningen föra med sig? Förutom de uppenbara att upptäcka och åtgärda osakliga löneskillnader mellan kvinnor och män. Vi vände oss återigen till Eva som delade med sig av sju värdefulla vinster med väl genomförda lönekartläggningar.

1. Tydligare lönepolitik och bättre överblick. I arbetet med lönekartläggningen är det första steget att samla organisationens policydokument, bestämmelser och villkor kring lön. Den delen av arbetet synliggör organisationens lönestrategi vilket kan bidra till större tydlighet kring hur den tillämpas i praktiken. Det är också möjligt att ni upptäcker saker som inte är kopplade till kön som ni kan ta med i ert vidare arbete. I lönekartläggningen ingår dock bara att titta på eventuella skillnader mellan kvinnor och män.
2. Bättre förståelse för roller och ansvar i organisationen. Delar av lönekartläggningen gör att man kan tydliggöra vilka roller som innehar störst komplexitet och mest ansvar i en organisation. Man får en möjlighet att prata om etablerade sanningar och mytbildningar kring olika avdelningar och olika titlars status. Som arbetsgivare får man chansen att utmana dem konstruktivt och se till att de speglar nutid. Det skapar mer förståelse i organisationen och kan främja både respekt och samarbete mellan avdelningsgränser. 
3. Möjlighet att skapa förtroende som arbetsgivare och behålla medarbetare. Att kommunicera kring lönekartläggningen i organisationen kan bidra till ökad trygghet hos medarbetarna. Tydlig och ärlig kommunikation kring lön har visat sig vara viktigare för att en anställd ska stanna än den faktiska lönenivån. Detta är en aktuell fråga idag när vi pratar mycket om att behålla medarbetare. Dagens  medarbetare ställer högre krav på  rättvisa arbetsgivare och marknadsmässig lön. Resultaten från lönekartläggningen kan till exempel användas i konkreta dialoger om lönesättning, lönejusteringar och löneutveckling.
4. Stöd i rekryteringsprocesser. Då man får en tydlig blick över löner och lönespridning i olika befattningar genom lönekartläggning blir det lättare att erbjuda rätt löner och villkor. 
5. Minskad ohälsa och lägre sjukfrånvaro: Studier har visat att hälsotillståndet hos kvinnliga medarbetare påverkas av hur jämställdhetsmönstret på arbetsplatsen ser ut. På de arbetsplatser där lönerna och uttaget av föräldraledighet är jämställda ligger ohälsan på en låg nivå för både kvinnor och män. Som arbetsgivare blir det viktigt att arbeta med frågor som kultur, värderingar och attityder kring till exempel föräldraledighet, vabb och daglig familjelogistik. 
6. Mer dynamisk arbetsplats med fler perspektiv. Vi vet sedan tidigare att inkluderande och diversifierade arbetsplatser når bättre resultat. Inte bara sett till en jämn fördelning mellan män och kvinnor och rättvisa lönevillkor, utan också genom aktiv inkludering och mångfald ur andra perspektiv. Att göra lönekartläggningen kan öka medvetenheten kring dessa frågor och föra med sig ett mer inkluderande synsätt.
7. Positiv samhällspåverkan. Om man tittar på räkneexempel framgår det att det är rätt dyrt att vara kvinna i Sverige. Det vill man som arbetsgivare vara med och påverka och här har man en given chans. Genom att utnyttja mervärdet av en lönekartläggning och lägga ner lite extra tid och noggrannhet kan man få ut mycket. 

För att sammanfatta kan vi  konstatera att arbetet med lönekartläggningen är omfattande och för att kunna dra nytta av dessa vinster krävs det att man har resurserna. Här spelar medarbetare inom både lön och HR en viktig roll. Vi på Wise Professionals kan hjälpa dig hitta specialisterna du behöver, här hittar du mer information om hur vi kan samarbeta. 

Är du intresserad av att veta mer om systemstöd för lönekartläggning? Läs mer om Simployer här.