Så lyckas du med digital onboarding

Vad innebär en digital onboarding?

En digital onboarding är ett sätt att säkerställa en snabb introduktion av nya kollegor i företaget med fokus på medarbetare, produktivitet och engagemang. Syftet med en digital onboarding är att din nya medarbetare ska kunna genomföra sin onboarding på vilken plats som helst och vid den tidpunkt som passar bäst. När personer slutar inom tre månader beror det många gånger på en bristfällig onboarding. Att slarva med introduktionen kan bli dyrt, då det finns en risk att du behöver göra om hela rekryteringsprocessen om du misslyckas.

Digital onboarding: Så gör du

Hela kandidatresan går att likna vid en kundresa som representeras av stegen attrahera, rekrytera, utveckla, behålla och engagera. En preboarding och onboarding är vad som binder ihop det hela – från rekrytering till att behålla och engagera. Det är en viktig brygga där emellan som måste hållas ihop. Nyanställda kan lätt känna sig förvirrade om de upplever att något har kommunicerats på ett visst sätt i rekryteringen, men som sedan inte lever upp till förväntningarna på plats på företaget. Det måste finnas en röd tråd genom pre- och onboardingen. Både med en tonalitet och en transparens som gör att medarbetaren lär känna företaget.

1. Ta hjälp av digitala verktyg

Det finns flera bra digitala verktyg som underlättar den digitala onboardingen. Se till att du har en bra plattform, ett learning center, där du kan samla allt som tillhör onboardingen. Du kan också använda dig av automatiska e-postutskick för att skapa ett bra flöde med personliga mail som skickas ut till de nya medarbetarna under preboardingen och onboardingen.

2. Dela upp i flera delar

När vi är nya på jobbet är det många intryck som ska sorteras och mycket nytt att ta in. Underlätta därför för den nya medarbetaren genom att dela upp den digitala introduktionen i mindre portioner. Sätt upp de block du vill få med och strukturera upp så att det blir en logisk ordning. En tydlig struktur kanske låter stelt, men när man är ny är det skönt att ha fasta ramar att förhålla sig till, då går det snabbare att förstå hur det hänger ihop.

3. Använd både video, presentationer och dokument

Alla lär sig olika. Vissa vill höra eller se någon berätta, medan andra föredrar att läsa en bok. Variera därför din digitala onboarding genom att erbjuda flera olika typer av material. En föreläsning kan bli en video-serie, flera möten med nyckelpersoner kan bli till poddavsnitt och många tunga dokument kan lättas upp i en trevlig presentation i företagets färg och form. Var inte rädd för lite lekfullhet när det kommer till inlärning. Tänk också på att det ska vara enkelt att hitta och återvända till materialet i den digitala onboardingen. Det är viktigt att medarbetaren själv kan bestämma när det är ett bra tillfälle att lära sig.

4. Testa gamification

Gamification är ett ord som kommer från tv- och dataspel, och innebär att man presenterar någonting på ett sätt som ligger nära en spelupplevelse. Det kan vara en lekfull design, eller att mottagaren ska interagera med innehållet på något sätt. Exempel på gamification kan vara ett quiz eller en frågesport, till och med ett faktiskt spel. Det finns många sätt att experimentera med gamification när det kommer till lärande. Fundera över vad ni skulle kunna testa i en annorlunda form, eller ta hjälp av någon som är proffs på lärande för att bolla idéer kring vad som är möjligt.

5. Engagera medarbetarna

Att involvera medarbetarna i den digitala onboardingen och preboardingen är alltid väldigt uppskattat – både av teamet och den nya kollegan. Uppmana dem att connecta på LinkedIn, skicka en hälsning på mail eller sms, och boka in en digital fika med teamet.

Håll kontakten från sign till första dagen

Det är viktigt att personen som ska börja har regelbunden kontakt med er som arbetsgivare. Om man har en uppsägningstid på tre månader är det lätt att känna sig bortglömd om man inte hör något från sitt nya jobb under hela den tiden. Många ställer om fokus direkt och vill börja gå in i rollen så tidigt som möjligt. Då är det utmärkt att förse den nya medarbetaren med tutorials eller inlärningsmoduler som en del av den digitala onboardingen. Det kan också handla om utskick där ledningen informerar om någonting.

Behåll engagemanget

Istället för att två veckor innan start skicka ett helt paket med information kan du dela upp materialet och skicka lite då och då. Då upprätthåller du tidigt en känsla och ett engagemang. Det resulterar i en uppladdning till att kandidaten ska börja vilket gör att personen känner sig delaktig och förväntningar byggs upp. En fördel är att använda digitala verktyg som gör att processen kan automatiseras. Du möjliggör då ett jämnt flöde av information vilket skapar en bra process för både er och kandidaten.

Använd testresultaten för en personligare onboarding

Att använda sig av tester i rekryteringsprocessen effektiviserar urvalet, hjälper dig att rekrytera kompetensbaserat och skapar bättre förutsättningar för långsiktiga matchningar. Det kan handla om kognitiva färdighetstester (även kallat begåvningstester) som ser till begåvning (intelligens) och personlighetstester där man får en bättre bild av en kandidats personlighet. Om du använder dig av tester i samband med rekryteringen får du massor av värdefull information om en person, något som kan vara tacksamt att använda som underlag under onboardingen. Om du vet att en person fungerar på ett visst sätt kan du som ledare anpassa onboardingen och lära känna medarbetaren med hjälp av detta.

Använder du dig av rekryteringsbyråer eller testleverantörer? Be om en rapport så att du kan du få ett underlag som gör att du tidigt kan lära känna medarbetaren och hens behov.

5 tips om digital onboarding

Digital onboarding är ett av de verktyg vi på Wise Professionals använder oss av i vår onboardingprocess.

• Samla allt material online som exempelvis introducerande material, personalhandbok och annan information som är viktig för den nya medarbetaren att ta del av.
• Använd ett smart verktyg som gamification och chatbotar för att onboardingen ska flyta på så smidigt som möjligt. Att använda sig av chatbotar är ett proaktivt sätt att bemöta vanliga frågor på då nya medarbetare med största sannolikhet har en mängd frågor som tenderar att beröra samma ämnen.
• Dela upp den digitala onboardingen i flera portioner så att den nya medarbetaren kan introduceras lite i taget.
• Använd dig av många olika typer av material så underlättar du för alla nya medarbetare att lära sig på sina villkor.
• Vänta inte för länge med introduktionen. När onboardingen är digital kan du påbörja den tidigt – gärna så fort kontraktet är påskrivet.