Så undviker du felrekryteringar – 6 smarta metoder för att hitta rätt

Vad kostar en felrekrytering?

En felrekrytering kan i vissa fall kosta upp mot en miljon kronor, om det är en chef eller specialist du rekryterar. Denna kostnaden innefattar allt från att anlita en rekryteringspartner (eller rekryterarens tid internt) till annonsering, möten och administration kopplat till själva rekryteringsprocessen – som du nu behöver göra om på nytt.

Utöver den faktiska kostnaden i pengar får du också ett produktionsbortfall, vilket kan bli dyrt. Under processens gång, från onboarding till exitsamtal, lägger du mycket tid på den nya medarbetaren. Det tar också mycket energi från dig som rekryterar – du trodde ju på den här personen! Ditt interna arbete och engagemanget från berörda kollegor påverkas, och det skapar mycket negativa känslor och frustration när en person kommer in och sedan snabbt försvinner. Även chefen påverkas, vilket i sin tur berör hela organisationen.

För att försöka förstå vad som hände är det bra att gå igenom hela processen från början till slut.

Vad var det som gick fel?

Nej, det blev inte som du tänkt. De förväntningar och förhoppningar som fanns kommer inte att uppfyllas. Nu måste du istället se över vad som gick snett och påbörja rekryteringen av någon ny. Som rekryterare är det lätt att personligen känna besvikelse över att du kan ha missat något i rekryteringsprocessen. Det är vanligt att börja tvivla på sig själv och metoderna man använder sig av. Du trodde att ni gjorde allt rätt, så vad var det som gick snett?

Förmodligen är det inte du personligen som har gjort något fel. Det är vanligare att det finns brister i processen. Om det är er första felrekrytering så är det alltid bra att vara självkritisk. Analysera processen och dialogen med kandidaten för att utvärdera vad som ställde till det. Har ni haft flera felrekryteringar på kort tid? Då är det dags att ta hjälp för att analysera er rekryteringsprocess.

Så påverkas verksamheten av en felrekrytering

Ibland tar det längre tid innan en felrekrytering märks av, beroende på hur stor påverkan den nya personen haft på organisationen. Inledningsvis påverkas det team personen arbetade i. Förutom besvikelsen över att det inte gick som du hoppats på kommer organisationen dessutom stå utan resurs en längre period, vilket kan skapa frustration internt. Det blir då framförallt kännbart för de som ska täcka upp för den saknade resursen.

Arbetsuppgifter kan portioneras ut och fördelas men det blir oavsett ofta en större belastning på andra medarbetare. Det är inte hållbart i längden, och brukar resultera i att uppgifter som inte hinns med åsidosätts och i slutändan kanske inte blir gjorda alls. Därför är det viktigt att vara tydlig mot den påverkade gruppen. Visa förståelse för situationen och gör en plan för att avlasta. Se också till att kommunicera att lösningen är på väg!

Bristande onboarding påverkar mer än många tror

En felrekrytering som innebär att en ny medarbetare slutar handlar ofta om följande saker:

• Matchningen mellan kandidaten och bolaget var helt enkelt inte rätt.
• Onboardingen fungerade inte som förväntat.
• Den nya medarbetaren förstår inte rollen eller saknar tydlighet.
• Det fanns en förväntan på att tjänsten skulle se ut på ett annorlunda sätt.

Du och de andra som är inblandade i rekryteringen måste därför vara ytterst noga med att sälja in rollen på rätt sätt och lyfta både utmaningar och fördelar. Tänk på att alltid vara tydlig och realistisk och ge kandidaten rätt förväntningar! Introduktionen måste både svara upp mot bilden av rekryteringsprocessen och ge din nya kollega rätt förutsättningar för att komma igång. Om medarbetaren inte får det som behövs i ett tidigt skede hamnar personen i ett negativt utgångsläge som kan vara väldigt utmanande att hantera.

Felrekrytering – den nya medarbetaren blir uppsagd

När den nya medarbetaren istället tvingas gå, beror det oftast på att det inte var den matchningen du hade hoppats på. Det kan bero på flera saker. Oftast grundar det sig i att du inte haft rätt förutsättningar att säkerställa att kandidaten passar kravprofilen. Det kan handla om allt ifrån hur du genomför intervjuer till personlighetstester och referenstagning. För en lyckad matchning är det också viktigt att ta in företagskulturen i processen. Kanske kan du få några tips genom att läsa hur vi går tillväga när vi rekryterar åt våra kunder och oss själva.

Genom att arbeta med metoden kompetensbaserad rekrytering kan du säkerställa att din rekryteringsprocess håller rätt nivå.

Börja med att ställa rätt frågor!

För att undvika felrekryteringar i framtiden gäller det att fundera kring vad du verkligen letar efter. Hur ser organisationen ut idag och vart är ni på väg i framtiden? Behöver ni verkligen ta in någon för att fylla den tomma positionen, eller finns kompetensen inhouse? Om en ny medarbetare behövs, vad är det för lucka ni ska fylla och vilken typ av person behövs för att komplettera det team hen ska arbeta i? Gör en noggrann behovsanalys där du väger in såväl kompetenser som personlighet. Definiera vad kompetensen innebär. Återanvänd inte heller annonsen för den gamla rollen – skriv alltid en ny!

Så undviker du en felrekrytering – 6 tips som kan hjälpa

1. Lägg en ordentlig grund

Tydliga, strukturerade och objektiva processer ökar kvaliteten i varje rekrytering och säkerställer en god kandidatupplevelse. Det ger er också ett gemensamt ramverk att följa och utvärdera, oavsett vem som är inblandad i processen.

2. Ha inte för bråttom

Investera tid i början och gör en ordentlig behovsanalys, arbetsanalys och kravprofil. På så sätt får ni fram vilken kandidat ni verkligen behöver och vad som är need to have och nice to have. Lyckas du med detta ökar du chanserna att attrahera rätt kandidater och göra mer träffsäkra matchningar.

3. Fokusera på kompetens och potential

Använd dig alltid av en kompetensbaserad rekryteringsprocess. Det är det smartaste sättet att säkerställa kvalitet i allt från urval och tester till intervjuer, så att rätt personer tas vidare i processen.

4. Använd dig av tester tidigt i processen

Genom att lägga tester i ett tidigt skede matchar du kandidaterna mot kompetensen du söker. Det är ett rättvist och mer pålitligt sätt att utvärdera kompetens, så att du får fram de kandidater som sannolikt lämpar sig bäst för rollen – inte de som “verkar bäst”. Se bara till att använda dig av rätt testverktyg för rekrytering.

5. Få upp fördomarna på bordet

Att medvetandegöra dina egna och organisationens begränsningar (mänskliga bias) handlar om att inse och förstå att alla bär på förutfattade meningar. Genom att erkänna dessa kan ni skapa strategier för att hantera vanliga snedsteg i bedömningen av kandidater och komma närmare en rekryteringsprocess fri från fördomar och magkänsla.

6. Förstå affärsvärdet av mångfald

Mångfald är inte snällt det är smart. Forskning visar att det finns starka kopplingar mellan mångfald och framgångsrika bolag. Genom att fundera över hur mångfalden ser ut i teamet du ska rekrytera till eller på arbetsplatsen i stort har du bättre förutsättningar att hitta den pusselbiten som saknas.

Ett sista tips

Har du utmaningar med felrekryteringar? Ta in en specialist som har god kunskap om att rekrytera kompetensbaserat och känner till vilka kritiska moment ni behöver förbättra i er rekryteringsprocess. Genom att analysera ert sätt att rekrytera kan ni få många goda råd från en expert på området. Till exempel kan du hyra in en erfaren rekryterare. En sådan konsult kan se över er process och ge er skarpa förbättringsförslag som förbättrar kvaliteten, stärker er Employer Branding och skapar en bättre kandidatupplevelse. Konsulten kan också kliva in som en tillfällig rekryterare och hålla i hela processen. Vårt tips är att anlita en rekryterare som har specialistkunskap inom det core-område du behöver kompetens inom – det brukar ge det bästa resultatet!