Hybridarbete – vilka delar behövs för att det ska fungera?

Kulturen

De organisationer som klarat sig bäst under osäkra och omvälvande perioder är de som lagt stort fokus på kultur och engagemang. En stark företagskultur påverkar både produktivitet, tillväxt och möjligheten att behålla medarbetare. De organisationer som inte aktivt arbetat med sin kultur hittills, behöver göra det nu. En organisationskultur finns där oavsett aktivt arbete eller inte, men tillsammans och under vägledning av HR som samordnande funktion kan de positiva delarna utvecklas och stärkas, för högre engagemang och större agilitet. I den hybrida arbetsvardagen behöver det aktiva arbetet med kulturen finnas i både fysisk och digital form. Vill du fördjupa dig i arbetet med företagskultur? Kolla gärna in våra guider “Att införa och upprätthålla en företagskultur" och "Hemligheten bakom en attraktiv företagskultur"

Ledarskapet

Många ledare upplever utmaningar med att navigera i en hybrid miljö. Det kan handla om konkreta frågor som mötesstruktur och kommunikation, och om frågor kring att skapa engagemang och närhet. Vissa ledare upplever också utmaningar med att ha kontroll och följa upp produktivitet. Med ett större fokus på att ha ett starkt kulturellt ramverk och större del självledarskap blir det allt viktigare med tydliga förväntningar på prestation. Otydlighet skapar osäkerhet och stress och resulterar inte sällan i sämre resultat. Att reglera arbete åtta till fem oavsett på kontoret eller digitalt är sällan den effektivaste vägen framåt. Att istället våga låta medarbetare fokusera på värde och resultat mer än arbetade timmar och tillgänglig kalendertid gynnar oftast en bättre prestation. Vi ser en rörelse mot större självledarskap och att beslutsmandat flyttas utåt i organisationer, för en smidig arbetsvardag. Finns det överenskommelser om när medarbetare ska vara på kontoret och inte, vilka möten som är digitala respektive fysiska, individuella anpassningar, tydliga mål för prestation osv.? 

Precis som ledarskap behöver vara situations- och individanpassat behöver stödet till ledarna i många fall vara det också. HR behöver säkerställa att varje ledare får stöd i att hantera just sina utmaningar. Vissa ledare navigerar mer naturligt i sitt ledarskap på distans, medan det för andra är svårare att hitta rätt. 

Teknologi och digitala verktyg

Att arbeta med ändamålsenlig teknologi och smidiga verktyg har stor påverkan på både engagemang och produktivitet i den hybrida arbetsvardagen. Det ska fungera både på distans och på kontoret, och även när några deltar fysiskt och några digitalt. Här handlar det inte bara om de verktyg som behövs för att varje medarbetare ska kunna leverera på sitt uppdrag utan även om verktyg som möjliggör kommunikation, möten och samarbete. Och för att HR ska kunna leverera på sitt uppdrag behövs också verktyg som gör att HR kan samla och analysera data, för att möjliggöra datainformerade affärsbeslut. 

Kontor och fysiska träffar

Kontoret får i den nya arbetsvardagen en delvis ny roll. Samtidigt som det fortsatt behöver vara en plats med funktionella arbetsplatser avsedda för fokuserat arbete, behöver det nu också fungera som en inspirerande och engagerande mötesplats. Det behöver dessutom finnas funktionalitet för att arbeta virtuellt även från kontoret, med digitala möten, sändningar och samarbeten där personer deltar både på plats och digitalt. Även om kulturstärkande aktiviteter till viss del kan äga rum digitalt fyller de fysiska träffarna en än viktigare roll än tidigare, för att skapa relationer, samsyn och ha roligt tillsammans. Det blir viktigt att utgå från perspektivet att medarbetare ska vilja komma till kontoret för att det ger något, inte för att det står i en policy att alla måste vara på plats två-tre dagar i veckan.

Hälsa och välmående

Att medarbetare arbetar till stor del utanför det fysiska kontoret väcker nya frågeställningar kring ansvaret för den fysiska arbetsmiljön, såväl som utmaningar med att säkerställa en fungerande balans mellan arbete och fritid. Innan pandemin fanns i många fall en oro kring om medarbetare arbetar lika effektivt hemifrån och om de verkligen arbetar sina timmar. Undersökningar har nu istället visat att många blir mer produktiva vid hemarbete, och snarare upplever utmaningar med att ta pauser, få in rörelse och stänga av arbetet under kvällar och helger. Här uppstår nya utmaningar för både HR och ledare. Hur kan vi vara tydliga med förväntningar på resultat, snarare än arbetstid, och skapa förutsättningar för en bra balans mellan arbete och fritid? Hur kan vi variera videomöten med fokuserat arbete och hur kan vi skapa tillfällen som i någon mån motsvarar kontorets spontana pauser, prat i korriden, lunchsamtal och övergången som sker under pendlingen till och från kontoret? Behövs dagar fria från möten, promenadmöten via telefon, kortare videomöten och kanske utpekade kollegor att bygga digitala relationer med?

Några exempel på saker som kan bidra positivt till välmående och hälsa kan vara att uppmuntra relationsskapande kontakter mellan medarbetare, lyfta och belöna medarbetare, erbjuda rådgivning vid tidiga tecken på svårigheter, ordna informella digitala och fysiska träffar.

Mångfald, rättvisa och inkludering

När det kommer till mångfald, rättvisa och inkludering kommer det hybrida arbetssättet med både utmaningar och möjligheter. Allteftersom vi fortsätter med den hybrida arbetsvardagen kommer vi, förhoppningsvis, att få en ännu större bredd i medarbetare med olika förutsättningar. Det är troligtvis en naturlig följd av att kunna hitta precis rätt kompetens genom att öppna upp för till exempel giggare, kompetenser som inte finns på orter med fysiska kontor, personer med funktionsvariationer som inte klarar att arbeta heltid på kontor eller personer med familjesituation som gör att de behöver kunna arbeta mer flexibelt.

En större bredd av medarbetare och individuella lösningar kan till exempel medföra utmaningar i att de medarbetare som inte är på kontoret inte har möjlighet att ta del av samma förmåner. Här går det att möta upp genom att låta distansmedarbetare ta del av motsvarande förmåner men i anpassade varianter. HR och ledare behöver förstå att olika medarbetare fungerar olika i en hybrid modell och anpassa därefter. Här krävs stor eftertänksamhet och kanske extra insatser och för att säkerställa att alla medarbetare upplever rättvisa och inkludering.

Lärande och utveckling

Framför oss har vi ett allt större fokus på kontinuerligt lärande och utveckling för att behålla medarbetare. I det hybrida blir förmågan att kunna hantera nya verktyg och arbetssätt viktiga, liksom förmågan att kunna lära om från tidigare arbetssätt. Det nya hybrida för också med sig nya möjligheter för lärande, där vi får möjlighet att arbeta mer individanpassat och där mer och mer finns tillgängligt digitalt. 

Sammanfattning

I det nya hybrida blir det viktigt med ett gemensamt ramverk att utgå från, likväl som öppenhet för individuella anpassningar. Fler och fler medarbetare förväntar sig individanpassade lösningar, likväl som det finns önskemål om att vara en del viktig del av en större helhet och känna sig inkluderad. I detta behöver HR vägleda ledare både i att hantera gemensamma delar och kunna göra individuella anpassningar. Vilken modell för distans- och kontorsarbete som är den bästa, finns inget universellt svar på utan det behöver vara anpassat efter respektive organisation. Det är viktigt att utgå från kommersiella perspektiv och att samtidigt väga in medarbetarnas önskemål och behov, säkerhet och och eventuell påverkan på produktivitet.

Några avslutande tips på vägen:

• Ge medarbetare bra anledningar till att regelbundet mötas på kontoret eller andra platser fysiskt.

• Våga släppa en del av kontrollen. Utgå från ett gemensamt ramverk men möjliggör att medarbetare själva ska kunna avgöra över hur när och arbetet bäst utförs.

• Ge ledare rätt verktyg och träning i att sätta mål, förväntningar och inramningar.

• Säkerställ att medarbetare behandlas både rättvist, inkluderande och individanpassat.

Med andra ord: Styr men styr inte för hårt, och lyssna ofta och noga.

Skulle du vilja resonera med någon om vilka möjligheter den hybrida arbetsmodellen för med sig kopplat till kompetensförsörjning? Vi finns här – välkommen att ta kontakt