1. Vad är onboarding?
Onboarding startar vid det första intervjutillfället och fortsätter genom hela rekryteringsprocessen – till signering av anställningsavtal och introduktion till arbete. Genom hela onboarding-processen samlar kandidaten på sig en massa intryck som kommer påverka hur den uppfattar dig som arbetsgivare, arbetsplatsen och företaget i stort. Onboardingen är en avgörande process för att skapa en attraktiv kandidatupplevelse.
Målet med onboarding är att snabbt få in en nyanställd i arbete samtidigt som den ska få en bra känsla av den första tiden med företaget. En lyckad onboarding börjar med en bra värdegrund och kultur som företaget står för, på riktigt. Det är nämligen det som från början skapar engagerade, välmående och produktiva medarbetare. Studier visar även att att en lyckad onboarding resulterar i att den anställde stannar längre på företaget.
2. Onboarding-processen
Förbered inför första dagen
Börja med att utse en ansvarig för onboardingen. Personen tar emot den nya medarbetaren och är den närmsta kontakten under hela onboardingprocessen. Alla praktiska arbetsverktyg ska finnas på plats innan den nya medarbetaren börjar. Utrustning som dator, mobiltelefon, arbetskläder och mailadress ska ingen behöva vänta på.
Ha också en plan för vad som kommer hända under den första dagen, veckan, månaden och månaderna. Sätt upp ett schema för vad som händer, vilka tider som gäller och vem medarbetaren ska träffa. Informera om vem som ska besvara frågor om lön, IT-support och HR-relaterade funderingar. Tänk på att inte pressa in för mycket under första dagen och veckan, då blir det för mycket att ta till sig.
Personen är oftast ivrig att börja jobba. Planera därför in små uppgifter som kan göras efter varje större genomgång i onboardingen. Det kan till exempel vara en uppgift om kultur efter att ni gått igenom företagskulturen.
Tips! Skicka onboarding-planen till den nya medarbetaren innan jobbstart där du meddelar hur onboardingen kommer att se ut, vem som kommer vara kontaktperson och hur rutinerna fungerar.
Första dagen
Hela första dagen kan ni ägna åt att berätta om företaget, ert “why”, tjänster och produkter, vilka konkurrenter ni har och hur företagskultur är uppbyggd. Under denna dagen är det viktigt att du som onboarding-ansvarig bjuder in nyckelpersoner som vd och högsta HR-ansvarig för att ge medarbetaren en känsla av att hen är viktig. Se också till att kollegorna i teamet har avsatt tid för lunch och kanske en fika för att sitta ner med den nya medarbetaren. Det kommer betyda väldigt mycket för personen på första arbetsdagen.
Förväntningar
Det är viktigt att du redan från början förmedlar vilka förväntningar bolaget har på den nya medarbetaren. Vilka mål som är uppsatta och hur snabbt ni förväntar er att personen är fullärd. Tydlighet i ett tidigt skede minskar risken för missförstånd och ökar chanserna till positiv leverans snabbare.
Följ upp
Under hela onboarding-processen är det viktigt att ni har avstämningar med den nya medarbetaren för att följa upp hur det går och lyssna in kring om det finns något som borde justeras. Efter onboardingen är gjord är det också viktigt att ha en mer omfattande uppföljning kring hur personen har upplevt onboarding-processen och om det finns brister i den. Det är ett ypperligt tillfälle att få feedback för att göra er onboarding ännu bättre.
3. Att skapa en lyckad onboarding
Det finns några saker som måste finnas på plats för att skapa en lyckad onboarding-process:
Företagskulturen
Om ni inte redan har en stark företagskultur, är det första ni behöver göra att reda ut vilka ni är, vilka ni vill vara och vad ni står för. Vad ni har för tydliga mål, vilka visioner ni har och meningen med varför ni finns. När ni vet det, kan ni börja skapa en onboarding.
Rekryteringsprocessen
En välarbetad och genomtänkt rekryteringsprocess sätter ribban för en lyckad onbording – från marknadsföring av jobbet till första kontakten med kandidaten. Har ni det på plats finns det möjlighet att skapa en bra onboarding. En dålig rekryteringsprocess är inte en bra start på en onboarding.
Preboarding
Preboarding är tiden mellan att kandidaten har signerat anställningsavtalet till att medarbetaren är på plats. Ett perfekt tillfälle att förbereda den nya personen på onboardingen. Håll kontakt med personen under den här tiden. Har ni några sociala tillställningar eller företagsevent – bjud in er nya kollega. Anordna en lunch med kollegorna i teamet, slå en signal för att prata lite och be de blivande kollegorna att ta kontakt på LinkedIn och hälsa välkommen. Att skicka ett sms några dagar före startdatum är också en liten gest som brukar vara värdefull.
Har ni en karriärsida med medarbetarfilmer, kulturbok och personalhandbok kan det vara bra material att skicka över innan medarbetaren börjar. Det finns till och med företag som har digitala plattformar där personen kan påbörja introduktionen innan den kommit på plats. Där kan den nya medarbetaren lära sig om företaget och arbetet i stort.
Informera internt
För att välkomna din nya medarbetaren på bästa sätt är det viktigt att resten av företaget blir informerade om att det kommer en ny kollega och vilken dag medarbetaren börjar. Är det flera hundra medarbetare på arbetsplatsen kanske det räcker med att kollegorna på avdelningen blir underrättade.
Skicka ett välkomstpaket
Något som är väldigt uppskattat är att skicka hem ett välkomstpaket några dagar innan personen ska börja. Det kan vara ett företagsbrandat mobilskal eller datorfodral, alternativt något som kan symboliseras med er som företag och arbetsplats.
4. Onboarding-verktyg
Digital onboarding
Digital onboarding är precis som det låter – att hela onboarding-processen är tillgänglig online. Här finns allt online såsom planer för introduktionen, scheman, möten, viktig information om företag, personalhandbok, kultur-audit, policys, medarbetarfilmer och utbildning. Allt som en nyanställd behöver för att lära känna företaget och komma in i arbetet. En digital onboarding är perfekt för de företag som har anställda som inte arbetar på företaget utan på annan plats, ort eller ett helt annat land.
Gamification
Att använda gamification i onboarding-processen är ett otroligt bra verktyg för att få nyanställda in i arbetet fort, samtidigt som de får lära sig nya saker på ett roligt sätt. Gamification handlar om att använda sig av spel för att lära sig nya saker och det har visat sig öka motivationen hos medarbetarna. Gamification kan också användas i det kontinuerliga lärandet, för att kompetensutveckla medarbetarna under hela sin anställning.
Automatisering
Att automatisera onboardingen underlättar för företag som sitter med många nyanställda hela tiden. Det sparar också tid som annars hade gått till att skicka en massa mail. Genom att försöka göra de automatiserade mailutskicken så personliga som möjligt kan du bygga en stark medarbetarupplevelse utan att lägga mycket tid på det.
Chattbotar
Ett bra verktyg att använda under onboarding-processen är chattbotar. Nya medarbetare har massor med frågor under den första tiden och många gånger är det samma frågor som återkommer. För att enkelt ge svar på dessa kan företag använda sig av chattbotar som kan svara på frågor om exempelvis HR, policys, rutiner och support.
Chattbotar är också ett bra verktyg för att att hjälpa kandidater att tidigt få kontakt med dig som arbetsgivare. Då ger du kandidaterna möjlighet att få svar på sina frågor redan innan de har sökt ett jobb. Detta kan kan hjälpa kandidaten att ta rätt beslut.
5. Onboarding – sammanfattning
- Målet med onboarding är att få in en ny medarbetare i arbete snabbt, samtidigt som hen ska få en bra känsla av den första tiden med företaget.
- Företagskulturen och rekryteringsprocessen är avgörande för en lyckad onboarding-process med målet att skapa en attraktiv kandidatupplevelse.
- Utse en onboarding-ansvarig, gör en plan för den första tiden och skicka den sedan till den nya medarbetaren innan jobbstart.
- Håll kontakt med den nya medarbetaren under preboardingen genom att bjuda in till företagsaktiviteter eller en lunch med kollegorna.
- Följ upp med den nya medarbetaren under hela onboardingen, men framför allt efteråt för att kunna fånga upp brister och göra er onboarding ännu bättre.
- Digitala onboarding-verktyg som automatisering, chattbotar och gamification kommer underlätta för er som företag och göra er onboarding mer tillgänglig för era medarbetare.