45 % ser kultur och ledarskap som största utmaningen med hybridarbete

Resultaten från vår frågeställning på LinkedIn visade att de som svarade rangordnade de största utmaningarna med hybridarbete så här:

1. Stark kultur och ledarskap (45 %)
2. Fysisk/psykosocial arbetsmiljö (24 %)
3. Motivation och engagemang (18 %)
4. Kontinuerligt lärande (14 %)

Stark kultur och ledarskap

Nästan hälften av de som svarade i undersökningen angav kultur och ledarskap som den allra största utmaningen med hybridarbete. Redan före pandemin och övergången till större del distansarbete lyfte många det här området som både viktigt och utmanande. Om det inte var en helt enkel uppgift i den gamla modellen, hur kan vi nu i nya format bygga stark kultur samtidigt som vi anpassar ledarskapet till att fungera i en hybrid modell? Hit hör frågeställningar kring att lära känna varandra, gemensamma kulturstärkande aktiviteter och tydligare förväntningar mellan ledare och medarbetare.

Fyra framgångsfaktorer:

1. Säkerställ att alla ledare, både som grupp och individuellt, får stöd. Vissa ledare navigerar mer naturligt i sitt ledarskap på distans, medan andra har svårare att hitta rätt. Ledarskapet behöver utvecklas med nya sätt att samverka, kommunicera, leda och anpassa arbetet – och med rent praktisk kunskap kring digitala arbetsverktyg.
2. Skapa tydlighet i förväntningar mellan ledare och medarbetare, för till exempel ansvar, mandat, kommunikation och tillgänglighet. I takt med att självledarskapet blir ännu viktigare, blir det också viktigare med ett tydligt ramverk att förhålla sig till.
3. Se till att distanskulturen blir en del av företagskulturen. Vi behöver släppa föreställningen att en kultur lever bara när vi ses fysiskt. Se bara på de stora globala bolagen som sedan länge arbetat i distribuerade team som enbart samarbetar på distans. Våra kulturella beteenden behöver finnas även i distansmiljön, i allt från att respektera varandras tid genom väl förberedda möten till hur vi genomför våra gemensamma ceremonier digitalt. Hur gör vi i våra egna organisationer och hur speglar det vår kultur?
4. Om möjligt, prioritera fysiska träffar med främsta syfte att utveckla kulturen. Många vittnar om den enormt positiva effekten av att regelbundet få möjlighet att ses fysiskt och ha roligt tillsammans. Hur kan vi anpassa de klassiska konferenserna och affärsplaneringsdagarna till att bli injektioner för kulturen?

Fysisk/psykosocial arbetsmiljö

Det formella ansvaret för arbetsmiljön är oförändrat, men i hybriden behövs ett närmare samarbete mellan arbetsgivare och anställda för att skapa en god arbetsmiljö. Här ryms utmaningar som balans mellan arbete och fritid, tydlighet i förväntningar, mental press, kontorsutrustning, ergonomi, variation i arbetet, social interaktion osv.

Tre framgångsfaktorer:

1. Ställ frågorna ofta. När vi inte ses varje dag behöver ledare arbeta ännu mer aktivt med att fånga upp hur medarbetarna har det.
2. Erbjud alternativ för de som inte har möjlighet att sitta hemma. Det kan finnas flera anledningar till varför det inte fungerar för alla att arbeta hemifrån, till exempel förutsättningar att ordna en lämplig arbetsplats, familj som är hemma, svårigheter att själv hålla fokus och behov av social interaktion. De flesta kan välja att arbeta oftare på kontoret men har vi medarbetare på orter utan fysiskt kontor kan ett alternativ vara att hitta co-working-platser med bra arbetsmiljö.
3. Ifrågasätt gamla sanningar. Vi är många som flyttat de fysiska mötena till virtuella rakt av och hamnat i hela dagar av videomöten staplade efter varandra, där de arbetsuppgifter som kräver fokus skjuts till kvällen. Behöver det verkligen vara så? Om vi skulle börja om helt från ett vitt ark – vilka frågor behöver vi samverka kring? Vilka bör vara med? För vilka delar behöver vi ses fysiskt, för vilka räcker ett telefonsamtal eller chatt, och för vilka delar kan vi använda digitala samverkansverktyg?

Arbetsmiljöverket har samlat flera bra tips för arbete hemifrån, till exempel kring rutiner, rörelsevariation och pauser.

Motivation och engagemang

Gång på gång lyfts sambandet mellan motivation och engagemang och faktorer som sjukfrånvaro, stress, kundupplevelse och lönsamhet. Brilliant Future följer just dessa samband i sina undersökningar och genom globala jämförelser. I den här artikeln listas de fyra viktigaste sakerna som engagerar oss, nämligen meningsfullhet, påverkansmöjlighet, utveckling och att det händer saker. Hur kan vi fortsätta arbeta med de här områdenai det hybrida formatet? 

Fyra framgångsfaktorer:

1. Synliggör den röda tråden mellan vad varje medarbetare gör i sin vardag och organisationens högre syfte och mål. Det är alltför vanligt att vi arbetar med stora kultursatsningar och genomarbetade strategiska planer, utan att bryta ner dem till vad som faktiskt händer i vardagen. Med medarbetare delvis på distans är det en än större fallgrop.
2. Låt medarbetarna påverka sin egen arbetssituation. Med tydliga ramverk för kultur, mål och hur det praktiska arbetet ska genomföras kan varje ledare och medarbetare i dialog hitta fram till anpassade lösningar som fungerar. Vi behöver utgå från att alla medarbetare vill göra sitt bästa och att ge möjlighet att påverka hur de bäst lägger upp sitt arbete för att nå resultat.
3. Var tydlig med hur, var och vilka som tar beslut. I hybriden lever fortfarande en del av de informella strukturerna på kontoren kvar, för de som är där, vilket kan skapa en osäkerhet kring om man går miste om möjligheter att påverka och vara delaktig i beslut. Var tydlig med hur ni förbereder och tar beslut kring olika frågor.
4. Visa och fira framgång även digitalt! Vi lägger ofta tid och kraft på att planera och sätta mål, men är sämre på att följa upp de framsteg som sker löpande. Använd de verktyg som finns för att visualisera, och lägg in uppföljning mot målen som en fast punkt i digitala möten. Att känna kontroll över situationen och uppleva transparens i kommunikationen skapar engagemang och motivation att fortsätta framåt.

Kontinuerligt lärande

Vi befinner oss just nu i ett arbetsliv under förändring, där det kontinuerliga lärandet får allt större fokus. Att vara en lärande organisation är viktigt både för att hålla sig relevant och konkurrenskraftig, och för att behålla och attrahera medarbetare. Det handlar inte bara om att lära nytt utan också om förmågan att kunna släppa gammal kunskap och tidigare arbetssätt. Det nya hybrida för dessutom med sig nya möjligheter för lärande, där vi får möjlighet att arbeta mer individanpassat och där mer och mer finns tillgängligt digitalt.

Tre framgångsfaktorer för att möta utmaningen:

1. Gör en plan för att vara en lärande organisation. Kopplat till vår plan för kompetensförsörjning och som en del kulturarbetet behöver det vara tydligt hur vi ska arbeta med lärande i organisationen. Vad behöver vi göra för att kunna lära och utvecklas snabbt nog för att överleva i en föränderlig omgivning?
2. Skapa interna forum för lärande mellan varandra. Externa kurser i all ära men den praktiska och verksamhetsnära kunskapen är det som gör vår egen organisation unik. Hur kan vi skapa forum och samverksamsformer för att lära av varandra? Det kan vara enkla saker som att avsätta tid för regelbunden reflektion. Det kan också vara större insatser som att säkerställa genomarbetad onboarding och offboarding och att arbeta med interna mentorskap.
3. Utforska onlinealternativen. Som alternativ till klassiska tvådagarskurser finns numera alldeles utmärkta kostnadsfria onlinealternativ, och alternativ i hybridformat. Glöm inte heller att tid för webbinarier och nätverkande kan vara en utmärkt form för lärande och utveckling.

Många undersökningar längs vägen har visat på positiva effekter av hybridarbete. Samtidigt väckte Boston Consulting Groups uppmärksammade rapport en aktiv debatt. Vi på Wise Professionals är övertygade om att arbetslivet behöver utvecklas i takt med den allt mer komplexa och snabbrörliga omvärlden, och att hybridarbetet i grunden är positivt och här för att stanna och utvecklas vidare. Vi är samtidigt medvetna om att nya arbetssätt för med sig nya utmaningar. Utmaningar som vi har möjlighet att möta tillsammans och där vi kan lära av varandra. Vi behöver blicka framåt istället för bakåt och hela tiden fortsätta anpassa och hitta vägar framåt. De av oss som lyckas kommer att vara de verkliga vinnarna i det nya arbetslivet. Är du med? Kan vi tillsammans dela idéer och erfarenheter om hur vi tar oss framåt utan att bara flytta samma arbetssätt från fysiskt till digitalt? Vi vill gärna skapa dialog!